办事指南

当前位置: 首页 / 办事指南
青岛黄海学院会议室使用管理规定
发布时间:2019-03-14浏览量:20369

青岛黄海学院会议室使用管理规定

第一章

第一条 为加强会议室管理,合理安排各类会议,提高会议室使用效率,规范会议室服务,制定本规定。

第二条 本规定所指的会议室包括学校行政楼201会议室、213接待室、601会议室、8楼会议室和知新楼西报告厅。

第二章 会议室管理及使用规定

第三条 各会议室均由综合办公室统一管理,统筹协调安排使用,并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

第四条 会议室的基本规格

会议室名称

地点

容纳人数

201会议室

行政楼2

63

213接待室

行政楼2

12

601会议室

行政楼6

20

8楼会议室

行政楼8

120

知新楼西报告厅

知新楼1

267

第五条 会议室使用范围

(一)行政楼二楼会议室:主要用于学校董事会、领导班子、校领导主持召开的有关会议、学校领导参加的接待外宾及重要来宾以及处室、二级学院承办的重要会议、接待等活动。

(二)行政楼六楼会议室:主要用于学校党委会以及各单位、各部门组织的会议、接待及培训等活动。

(三)行政楼八楼会议室、知新楼西报告厅:主要用于学校年度工作会议、表彰会、中层干部会等大型会议及活动。

第六条 会议室使用规定

(一)会议室由综合办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经综合办公室允许,任何单位(部门)不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备、音响设备和桌椅等公共物品

(二)会议室实行预约制度。相关单位(部门)使用会议室,需提前至少半天(四个工作时)填写《会议室使用申请表》,包括申请单位、申请会议室名称、会议主题、参会人员及数量、使用时间、申请人及联系电话安全负责人等信息,经批准登记后方可使用。

(三)综合办公室根据提交的《会议室使用申请表》进行登记,填写《会议室使用登记表》,原则上按照时间先后顺序安排会议。单位(部门)如需临时使用会议室,仍须至综合办公室填写申请表经审批后方可使用,如有冲突,综合办公室将优先安排已申请单位(部门)使用会议室。特殊情况下,经申请使用单位(部门)相互之间协商后可以调整使用顺序,并及时将协商后的结果向综合办公室报备。

(四)遇校级的紧急或重要会议、接待等,已申请使用会议室的单位(部门)应优先礼让校级层面的紧急或重要会议、接待等。

(五)校级层面会议、接待等活动由综合办公室负责承办;各单位(部门)承办的会议、接待等活动,申请人应在会议开始前30分钟到综合办公室签字确认后,由综合办公室工作人员对申请使用会议室办理现场交接。

(六)参会人员超过6人(含6人),申请单位(部门)应指定至少1名工作人员协助综合办公室工作人员共同完成会议室使用前的布置、会务服务等工作。

(七)各单位(部门)在使用会议室过程中应爱护会议室设施,特别是音响设备、多媒体设备等,未经允许不能随意移动室内设施,如确有需要应有综合办公室工作人员在场的情况下完成。如因个人原因造成设施设备损坏,须按照《固定资产损坏丢失赔偿办法》有关规定进行赔偿并给予相应处罚。

(八)与会人员进入会议室后,应自觉维护环境卫生,严禁将任何食品、饮料等带入会议室,禁止随意乱丢纸屑、垃圾,严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写;如有发现,视情节严重程度给予相应处罚。

(九)会议召开期间,会务服务人员应根据现场情况及时协调相关设备的调试等事宜,以保证会议的正常进行。

(十)会议结束后,使用单位(部门)应及时清理会场,带走会议资料,将移动过的桌椅等归位,并与综合办公室工作人员联系,由综合办公室工作人员关闭音响设备、多媒体设备、空调等设备设施,经综合办公室工作人员检查合格后,关闭电源,锁好门窗,并办理交接手续后方可离开。否则,将给予相应的单位(部门)通报等处分。

附件:1.青岛黄海学院会议室使用申请表(下载专区)

2.青岛黄海学院会议室使用流程图

3.青岛黄海学院会议室使用登记表(下载专区)