青岛黄海学院接待工作管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步规范学校的接待工作，切实提高接待工作的效率和水平，全面展示学校良好的精神面貌，制定本办法。

第二章 接待原则

第二条 本着安全、尊重、规范、节俭、高效的原则，参与接待的工作人员必须树立安全第一的观念，以客为尊，热情周到，切忌接待工作中的随意性，要做到热情大方，节俭务实，又要讲求工作效率。

第三条 本着舒适的原则，参与接待的工作人员要检查接待条件、环境和设施以及接待活动的组织安排，呈现的整体形象要给与客人以统合美感。

第三章 接待分类及要求

第四条 接待分类

（一）直接与学校联系的机关（单位），或学校邀请的客人，由综合办公室负责牵头、有关单位配合，共同做好接待工作。

（二）有关单位（部门）与兄弟院校（系）单位、部门开展对口业务交流的接待工作由对应单位（部门）牵头。

第五条 接待要求

（一）活动准备

相关单位（部门）牵头负责的来访接待工作应当至少提前2天将《青岛黄海学院公务接待申请表》、《接待方案（草案）》报送综合办公室报备并写明来访单位的情况、来校考察学习内容或与我校的合作关系、活动日程等安排。若遇特殊情况需要提前、推迟或取消接待工作，应及时向综合办公室报备，由综合办公室负责通知相关领导，安排好调整工作。

（二）活动开展

根据接待活动的日程安排，相关单位（部门）应指定至少1名工作人员协助综合办公室工作人员共同完成接待室的布置、接待服务及通知参加接待领导（人员）等工作。接待活动结束后，主办单位（部门）应做好接待会的清理等工作，与综合办公室工作人员联系，并办理交接手续后方可离开。

（三）活动总结

主办单位应在2个工作日内提交《青岛黄海学院接待活动总结》（模板），以存档备查。所签署的协议书、意向书等文件，由相关单位（部门）负责存档。 

 第四章  接待程序

第六条 接待要求

（一）主办单位（部门）填写《青岛黄海学院公务接待申请表》并报综合办公室审批；

（二）综合办公室审批后，根据提交的《青岛黄海学院公务接待申请表》进行登记，填写《青岛黄海学院公务接待登记表》，原则上按照申请时间先后安排接待地点；

（三）主办单位（部门）按照《接待方案（模版）》，起草具体接待方案，报综合办公室审核后，由综合办公室负责下发并通知相关领导及单位（部门）参加接待等工作；

（四）根据接待活动的日程安排，校级接待的接待室服务工作由综合办公室工作人员负责。主办单位（部门）开展对口业务交流的接待室工作应自行安排工作人员负责接待工作。需要综合办公室协助接待的工作，主办单位（部门）应安排至少1名工作人员于接待工作开始前1小时到综合办公室联系工作人员协助做好接待准备工作。

（五）接待结束后，主办单位（部门）应及时联系综合办公室工作人员，安排工作人员协助综合办公室工作人员清理会场，并与综合办公室工作人员交接完毕后方可离开。

第五章  职责分工

第七条 职责分工

学校牵头接待或承办的重大活动，综合办公室根据具体情况请示有关校领导后协调进行安排接待。

（一）综合办公室负责做好服务工作，包括住宿、用餐等，做到热情、周到、安全、卫生。

（二）宣传部负责做好宣传报道工作，包括根据需要制作、悬挂欢迎横幅（原则上不鼓励）、新闻媒体的邀请、来宾在校活动的摄影、摄像及电视新闻制作等。

（三）保卫处负责做好安全保卫工作，包括活动场所安全有序及来宾车辆校内通行线路的引导、交通秩序、车辆安全管理等。

（四）后勤保障部负责做好各参观点的后勤保障工作，包括水、电、气正常供应，校园环境的绿化美化、保证活动场所和来往车辆校内通行沿路的整洁卫生。

（五）各参观点负责做好参观、考察等工作，根据需要落实讲解人员等。

（六）对于突发、应急接待工作可临时协调布置，相关单位（部门）应予以配合。

附件：1.青岛黄海学院接待工作流程

2.青岛黄海学院公务接待申请表（下载专区）

3.青岛黄海学院接待登记表（下载专区）

4.青岛黄海学院接待活动总结反馈表（下载专区）