青岛黄海学院档案实体分类法

第一章  编制说明

一、编制目的

为了适应我校档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类编号、排架、检索的规范化和标准化，达到加强我校档案的科学管理，促进业务建设的规范，充分发挥档案的作用，更好地为学校发展和社会服务，根据《高等学校档案实体分类法》，特制定本法。

二、编制原则

本办法的各项内容，既符合我校档案工作的实际，又遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论和实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。

类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。

类目排列、档号结构的确定必须符合逻辑原则。严格从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。

本法除10个一级类目严格按照《高等学校档案实体分类法》执行外，二、三级类目根据我校实际设置。

三、体系结构

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位，根据高校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定为10个一级类目，附设人物、声像、实物档案，其名称、标识符号如下：

DQ党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

附：

RW人物

主要包括我校和曾在我校工作过的著名人物（校级领导和正高职称），在其教学、科研、党政管理及各项活动中形成的具有保存价值的文字材料、声像材料和实物；副高职及以下教师业务档案。

SX声像

SW实物

一级类目的标识，采用类目名称主词汉语拼音的第一个大写字母如：“XZ”即“XING ZHENG”(行政)的简称。

（二）二级类目的划分与标识

二级类目是对一级类目的细分，标准根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映的内容实质，进行设置。

二级类目标识，采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余依次层累为12、13、14···99，但10、20、30···带“0”的数字不用。

（三）三级类目的标识与二级类目同。

四、档号的编制

（一）档号：档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

（二）档号的编制原则：必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门不能有重复的档号。方便插卷，能适应计算机管理的需要。

（三）档号结构、模式和标识

1.档号包括年度号、分类号、案卷号三部分，如表示到文件级，应在案卷号后加件号。

年度号由四位阿拉伯数字组成如2015

分类号是档号的主体，一般有一、二级类目组成，部分扩展到三级类目，如党委的计划总结则为： DQ11；本科生成绩表的档案分类号为JX14·14。

案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内，对该类目的案卷编制的顺序号。分类号设置二级类目的，要在二级类目下，对该二级类目内的案卷编顺序号，分类号设置三级类目的，则在三级类目下编排案卷顺序号。案卷号用阿拉伯数字（01-n）标识，级数不限。

件号：件号是案卷内文件材料的排列顺序号，用两位阿拉伯数字表示（01-99）。

2.档号模式。本法规定为：档号=年度号+分类号+案卷号，标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。即：档号=年度号+分类号+案卷号+件号。多个全宗，前要加全宗号。

3.档号的标识，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码编制，全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“-”连接。如：2015年本科生学籍档案第16号卷的档案可标为

2015-XJ14·14-16

五、档案的实体排架

根据《高校档案实体分类法》，档号编制方法采用“分级断号开放型”，首先按年度区分后，再按分类号最下位内的案卷顺序号排列。编案卷顺序号，先编永久、长期的，再编短期的。排架方法采用：“一级类目—年度”纵向排列。

即：全宗——DQ(大类)——1996年1997年、1998年……2015年

——XZ(大类)——1996年1997年、1998年……2015年

每年内按档号顺序排架。

第二章  主  表

DQ 党群

11 党务综合

总支、直属支部材料入此

12 纪检

13 组织

老干部材料入此

14 宣传教育

学工部学生思想教育材料入此

15 统战

民主党派材料入此

16 工会

妇女工作材料入此

17 学团

团委、学生会、研究生会、社团及各系团总支学生会材料入此

XZ 行政

11 行政综合

教工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此

12 人事

师资培养材料入此

13督察、监察、审计

14 武装保卫

15 总务

医院材料入此

16图书、档案、文博

17 校办产业

JX 教学工作

二级类目按教学环节设置

11 综合

学生运动会、教学评估、优秀教学质量评奖材料入此

12 学科与实验室建设； 专业设置材料入此

13 招生

14 学籍管理，学生奖惩材料入此

三级类目按教学层次设置

12 博士

13硕士研究生教育

14全日制本科生教育

15全日制专科生教育

16 中专生教育

17 非学历教育

15 课堂教学与教学实践

16 学位工作

三级类目按教学层次设置

12 博士

13硕士研究生教育

14全日制本科生教育

17 毕业生工作，毕业生信息反馈工作入此

18 教材

KY 科学研究

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此

[12] 按科研项目设置类目

CP 产品生产与科技开发

11 综合

[12]按产品种类设置类目

JJ 基本建设

11 综合

[12]按单项工程设置类目

SB 仪器设备

11 综合 采购招标活动材料入此

[12]按设备种类设置

CB 出版

11 综合

12 报纸

13 刊物

14 书稿

15 音像

WS 外事

11 综合

12 出国（境）（国际合作与会议，归WS14）

13 来校（外国留学生归WS15，国际合作与会议材料入WS14）

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

CK 财会

11 综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金材料入此

（会计凭证可单独排架）

注：“[]”代表随机符号

附：

RW 人物

12 党政主要负责人

13 正高职人员

14 副高职及以下人员

三级类目以每位被征集对象的档案材料归档先后顺序给予11——99……

注：人物档案同时归档的材料排架顺序为

1 生平传记、学历材料

2 教学、科研成果（含论文、著作）及获奖材料。

3 社会活动及公务活动中产生的有关材料。

4 笔记、日记、通信材料等。

5 国内外对人物的评价、报道材料。

SX 声像

12 照片

以十大类档案归类组卷，并以其顺序排架

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘

SW 实物

12 奖品

13 赠品

14 印章

15 书画