青岛黄海学院教学类档案工作规范
为了加强教学类档案工作，充分发挥教学档案在教育管理、教学活动，教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作标准化、规范化和现代化，并为考核教学档案工作提供依据，根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》结合我校实际，特制订本规范。
一、 教学档案工作的基本原则
（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
（二）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。
（三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（四）教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
（五）各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校综合档案室办理移交。
（六）逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。
二、 教学档案归档范围的确定
（一） 确定的原则
1. 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2. 归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3. 归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见（青岛黄海学院教学档案归档范围及保管期限表）。
2. 归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
（三）不归档文件材料的范围
1. 上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；
2. 上级有关教学的未定稿的文件；
3. 重份文件；
4.无查考利用价值的事务性临时性文件；
5. 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
6. 校内其他单位发来的文件；
7. 与校外单位交换来的材料；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
三、教学文件材料的部门立卷与归档流程
（一）形成与积累
1. 每年新学年开始后，由分管档案工作的院长部署新学年工作时，同时向办公室主任、教学秘书学生管理秘书布置形成积累教学文件材料的任务。
2.教学管理部门会同档案部门向各二级学院发放各种教学文件材料表格，学籍登记表（卡），积累用卷宗（袋）等。
3.教学单位、教学管理部门的兼职档案员按《青岛黄海学院教学类档案归档范围及保管期限表》分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
4.综合档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。
5.归档的教学文件材料字迹必须工整，格式统一，签字手续完备。
6.教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（专著、优秀教材等）除原稿外，各教学单位根据实际情况，酌加副本。
（二）整理组卷
1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各学院、学部、所或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向综合档案室归档。
2.教学档案按照学年度（学籍档案按毕业年度）整理组卷。
3.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷一般不超过150页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
4.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期分别组卷。
5.卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
6.卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
7.凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
8.各种材料大小均为A4开。
9.凡装订的教学类文件材料应按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页码，页码的位置在非装订线一侧的正面右下角，背面左下角，用铅笔编写。
10.填写卷内目录：
（1）顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号。
（2）文号：文件制发机关的发文字号。
（3）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或者标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题、外加“[ ]”号。
（4）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字，在表示“年”、“月”、“日”、数的右下角加“.”号。
（5）页号：卷内文件起止之页的编号。
11.填写备考表：
（1）本卷情况说明：填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间。
（2）立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。
（3）检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
12.对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷盒内。
13.装订。装订成卷的文件材料，应选择线订或胶订，不能用金属材料装订。线订案卷采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
14.拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。
（三）归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2.移交档案材料同时移交相应的电子文件。电子文件推荐采用光盘、硬磁盘等适合文件长期保存的载体。不允许用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。
3.接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。
4.移交时间：当年11月底前移交。
附件1：《青岛黄海学院教学类档案归档范围及保管期限表》
青岛黄海学院综合档案室
2016年10月25日
附件1：
青岛黄海学院教学类档案归档范围及保管期限表
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类目号名称
|
归 档 范 围
|
保管期限
|
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序号
|
内 容
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|
JX11
综
合
（教务处）
|
1
|
上级下达的有关针对本校的教学工作的文件材料
|
永久
|
|
2
|
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定办法
|
永久
|
|
3
|
学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
|
永久
|
|
4
|
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
|
永久
|
|
5
|
各类教学工作统计报表
|
永久
|
|
JX11
综
合
（学生处）
|
6
|
上级关于学生工作的文件
|
长期
|
|
7
|
学生工作规章制度
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长期
|
|
8
|
学生工作计划、报告、决定、总结、重要统计
|
永久
|
|
9
|
学生运动会材料
|
长期
|
|
10
|
奖学金、助学金评定材料
|
长期
|
|
11
|
优秀毕业生、先进班级评选材料
|
长期
|
|
12
|
毕业生集体照片、学士服照片
|
永久
|
|
13
|
学生违纪处分材料
|
长期
|
|
JX12
学
室科
建与
设实
验
（教务处）
|
1
|
上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
|
长期
|
|
2
|
学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料
|
永久
|
|
3
|
重点学科、专业、实验室建设材料
|
永久
|
|
4
|
学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料
|
长期
|
|
5
|
学科、专业、实验室建设统计报表
|
永久
|
|
JX13
招
生
|
1
|
上级有关招生工作的文件材料
|
长期
|
|
2
|
招生计划、规定、生源计划
|
长期
|
|
3
|
新生录取表及新生名单
|
长期
|
|
4
|
招生宣传、招生工作总结
|
短期
|
|
JX1４
学
籍
管
理
（教务处）
|
1
|
新生入学登记表、学生学籍卡片
|
永久
|
|
2
|
学生成绩总册
|
永久
|
|
3
|
在校学生名册
|
永久
|
|
4
|
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
|
长期
|
|
JX1５
课
堂
教
学
与
实
践
（教务处）
|
1
|
各专业教学计划、教学大纲
|
永久
|
|
2
|
课程建设要求及安排、校历表、课表
|
长期
|
|
3
|
各系、科、专业课程试题库
|
长期
|
|
4
|
典型教案、重要备课记录
|
长期
|
|
5
|
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
|
短期
|
|
6
|
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
|
短期
|
|
JX1６
学
位
（教务处）
|
1
|
上级有关学位工作的文件材料
|
长期
|
|
2
|
本校学位评定条例、办法及计划、总结
|
长期
|
|
3
|
学位委员会会议记录、决定
|
长期
|
|
4
|
学位委员会授予学位清册
|
永久
|
|
5
|
本科生优秀学士论文
|
长期
|
|
JX1７
毕
业
生
（就业指导中心）
|
1
|
上级有关分配的文件材料
|
长期
|
|
2
|
大学生就业工作规章制度
|
长期
|
|
3
|
毕业生正式分配方案及调配派遣名册
|
永久
|
|
4
|
就业报到证存根领取签收册
|
长期
|
|
5
|
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
|
长期
|
|
JX1７
毕
业
生
（教务处）
|
６
|
毕业生名册
|
永久
|
|
７
|
毕业证书编号清册
|
永久
|
|
JX1８
教
材
（教务处）
|
1
|
自编、主编教材
|
长期
|
|
2
|
各院、系、部各专业使用教材目录
|
长期
|
|
3
|
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
|
长期
|
|
|
|
其它有保存价值的教学文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档
|
永久或长期
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|
附录
存
二
类级
档学
案院
教
学
（二级学院自存）
|
1
|
本科生毕业论文及评审意见
|
长期
|
|
2
|
课堂教学材料、课程进度表
|
短期
|
|
3
|
教师任课安排、教案
|
长期
|
|
4
|
优秀实习报告
|
短期
|
|
5
|
本专业教学检查、调查材料及总结
|
短期
|
|
6
|
教师工作量核算、登记材料
|
短期
|
|
７
|
其他具有保存价值的材料
|
|