青岛黄海学院科学研究类档案工作规范
为了提高我校科学研究类档案（以下简称科研档案）工作的质量和管理水平，更好地发挥科研档案为学校和社会服务的作用，并为考核我校科研档案工作提供依据，根据《高等学校档案实体分类法》结合我校实际，特制定本规范。
一、科研档案工作的基本原则
（一）凡是学校在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物（包括相应必要的电子文件）均属科研档案，科研处和各课题组均为科研档案归档文件整理单位。
（二）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发和利用。
（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
（四）学校科研处要有一位负责人分管本单位的档案工作，并配备一名兼职档案人员，协同学校综合档案室认真做好科研档案的积累、组卷、移交工作。
二、科研档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围
各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：归档的科研类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；归档的科研文件材料，能够反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系和成套性，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点。
（二）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面,具体范围见《青岛黄海学院科研类档案归档范围及保管期限表》。
（三）归档的重点是本校承担的校级及以上科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
（四）不归档文件材料的范围
1、上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件；
2、上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；
3、未按科研管理程序列入计划、未经签定和不计工作量的个人项目；
4、重分文件；
5、无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6、非隶属单位抄送的不办、无参考价值的文件；
7、校内其他单位发来的文件；
8、与院外单位交换来的材料。
以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。
科研文件材料的部门立卷与归档流程
三、科研文件材料的部门立卷和归档流程
（一）形成与积累
1.课题组长在讨论和制定工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。
2.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
3.综合档案室应定期了解课题进展情况，督促、指导科研人员做好科研文件材料的积累工作。
4.科研综合管理性文件材料归档一份，原始资料全部归档。
（二）整理组卷
1.坚持实行科研管理部门和科研课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。
2.根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个科研课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如计划书、合同书、开题报告、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
3.内容不可分割的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
4.拆除文件材料上的金属物，对已破损的科研文件材料进行修补。
5.凡装订的科研文件材料应按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页码，页码的位置在非装订线一侧的正面右下角，背面左下角，用铅笔编写。
6.与文字材料配套的声像载体材料，应分别组卷，专柜保管，档号必须与文件材料案卷号保持一致。
7.课题组组织归档前的鉴定工作，依据《科学技术保密条例》提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级划分为绝密、机密、秘密三种。
8.拟写案卷标题，案卷标题要求结构完整、简明、准确，一般应准确概括卷内文件的主要责任者、内容、名称（文种）三要素。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”。科研项目的案卷标题 要反映出科研项目的名称。案卷标题中文控制在50个字符之内，外文控制在100个字符之内为宜。
9.填写卷内目录。
（1）顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号。
（2）文号：文件制发机关的发文字号。
（3）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或者标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题、外加“[ ]”号。
（4）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字，在表示“年”、“月”、“日”、数的右下角加“.”号。
（5）页号：卷内文件起止之页的编号。
10.填写卷内备考表
（1）本卷情况说明：填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间。
（2）立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。
（3）检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
11.对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷盒内。
12.对于需要装订成卷的案卷，采用三孔一线的方法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm，距左侧纸边1.5cm, 以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
（三）归档移交
1.为了确保科研文件材料归档的齐全完整，科研管理部门应将掌握的所有科研文件材料（包括管理性文件、立项批文、计划书、合同书、验收回复函、鉴定证书、获奖证书及在立项和结项过程中具有保存价值的文件材料）按年度、类别整理归档。各课题组，在科研课题（项目）结束后，直接向综合档案室归档。
2.移交档案材料同时移交相应的电子文件。电子文件推荐采用光盘、硬磁盘等适合文件长期保存的载体。不允许用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。
3.接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。
4.归档时间
（1）学校科研管理部门的科研文件材料于次年五月末之前向综合档案室进行移交。
（2）各课题组在项目结束后两个月内归档。申报科研成果之前必须把应归档的科研项目（课题）的文件材料送交综合档案室，综合档案室对文件材料进行审查、验收合格后，在档案移交明细单上加盖综合档案室公章。
四、归档验收
（一）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否收集齐全、完整，排列、书写、装订是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，接收人可暂不接收并要求改正补交。
（二）移交档案材料同时移交相应的电子文件。电子文件推荐采用光盘、一次写光盘、硬磁盘等适合文件长期保存的载体。不允许用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。
（三）接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。
附件1：《青岛黄海学院科研类档案归档范围及保管期限表》
青岛黄海学院综合档案室
2016年10月26日
附件： 青岛黄海学院科研类档案归档范围及保管期限表
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类目号名称
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归 档 范 围
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保管期限
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序号
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内 容
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KY11
综
合
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1
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上级下达的针对本校的科研工作的文件材料
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永久
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2
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上级下达的科研工作的文件材料普发的
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长期
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3
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上级下达的各类科研计划
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永久
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4
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科研经费的申请、批复
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永久
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5
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科研项目经费使用情况报告
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短期
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6
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科研项目的获奖材料（包括奖状、证书）
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永久
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7
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教职工自编或协编正式出版的专著，核心期刊上发表的论文，国家报纸理论版发表的文章，获奖的论文和专著；出版专著、发表论文的年度目录
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长期
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8
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科研成果汇编材料
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长期
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|
9
|
科研年鉴及年报表
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永久
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10
|
本校举办的全国性学术会议报告、批复、纪要、论文等有关文件
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长期
|
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11
|
本校重要的科技工作会议文件
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长期
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12
|
学术活动材料（学术会议）
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短期
|
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13
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其它有保存价值的文件材料、实物、声像和电子文件材料
|
永久或长期
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KY12
科
研
项
目
|
科
研
准
备
阶
段
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1
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开题报告与课题调研论证材料
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长期
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2
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任务书、合同、协议书
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永久
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3
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课题研究计划、设计
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长期
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4
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计划执行情况、计划调整或撤销报告
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短期
|
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5
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课题投资和预决算材料
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短期
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研
究
实
验
阶
段
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1
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实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）
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永久
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2
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数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明，框图、计算结果）
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永久
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3
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设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）
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永久
|
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4
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研究阶段工作小结、年度报告
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长期
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5
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配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等
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永久
|
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6
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样品、标本和实物的目录
|
永久
|
|
总
结
鉴
定
阶
段
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1
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研究报告、研制报告
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永久
|
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2
|
技术说明、使用说明
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|
3
|
论文专著
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永久
|
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4
|
成果鉴定书、评审意见、工艺技术报告
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永久
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5
|
成果鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见、鉴定证书）
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永久
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6
|
推广应用意见
|
永久
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7
|
课题工作总结
|
永久
|
|
KY12
科
研
项
目
|
申
报
奖
励
阶
段
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1
|
科研成果登记表、报告表
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永久
|
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2
|
科研成果奖励申报与审批材料
|
永久
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3
|
科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件
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永久
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4
|
专利申请书或证书原件或影印件
|
永久
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5
|
成果转让合同、协议书及经济将效益证明等推广应用材料
|
永久
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6
|
取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料
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长期
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