青岛黄海学院档案管理办法（修订）

第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部令第27号），结合我校实际，修订本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是学校的宝贵财富。学校的档案工作必须坚持“依法治档”、“部门立卷归档”、“实行集中统一管理”的原则，按照《高等学校档案管理办法》执行，确保档案的完整、准确、系统、安全，以便开发利用。

第四条 档案工作是学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平高低的一个重要尺度。各单位必须加强对档案工作的领导和管理，文件材料的形成、积累、整理、归档工作要列入各部门工作目标和有关人员工作职责，严格实行各单位、各部门和课题组立卷归档制度，做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章　档案管理机构及其职责

第五条 学校档案工作由校长统一领导，由分管档案工作的校领导协助校长负责，并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。档案工作贯彻统一领导、分级管理、集中保管的原则，实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于保存利用。

第六条 学校设立档案工作委员会，具体负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

委员会由校长、分管领导和各有关单位负责人组成，校长任主任，分管校领导任副主任，各有关单位负责人任委员，委员会下设办公室，办公室设在综合档案室。

第七条 学校综合档案室是我校档案管理机构，是永久保存和提供利用学校档案的专门机构。

学校综合档案室的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度和工作计划，并负责贯彻落实；

（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）完成学校交办的其他工作。

第八条 各单位有一名负责人分管本单位的档案工作，明确档案工作岗位，实行兼职档案员或专职档案员的岗位配置，负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷等工作。按照《青岛黄海学院档案实体分类法》、《青岛黄海学院档案工作规范及保管期限表》的要求，完整、规范、按时完成归档工作。

对数量较多、利用频繁且具有一定独立性的档案，经综合档案室同意，可根据需要设立分室进行管理。档案分室由所在部门配员负责管理，并定期向综合档案室移交档案。

第九条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。

第十条 档案机构中的专职档案工作人员，实行档案专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 文件材料的形成和归档

第十一条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门兼职档案人员应按工作程序，对文件材料进行收集。工作结束时，按归档要求进行整理、立卷，经部门负责人审查合格后归档。

第十二条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门兼职档案人员移交，任何个人不得据为己有。各单位必须按照规定，定期向学校综合档案室移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校综合档案室通过征集、代管等多种形式进行管理。

第十三条 举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动，主办单位应当事前通知综合档案室。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。学校宣传部应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的电子档案，并在活动结束后三个月内向综合档案室移交。

第十四条 文件材料的归档范围

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括学校在科研工作管理和实践活动中形成的文件材料。

（六）基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文

件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学及管理外国专家、教师等的材料；学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（十二）声像类：学校重要活动、上级领导来校视察、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动的照片、录音录像、影片及有关文字材料。

（十三）人物类：学校副教授（含其他副高级专业技术职务）以上教职工在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、教材、荣誉证件、生平事迹、笔记、晋升及评价等有关文件材料，以个人为单位建档。

（十四）实物类：上级颁发给学校的奖状、奖旗、证书、证章、光荣册，重要纪念品、礼品和科研样品、试制产品等实物。

以上各类档案（除财会类）均按《青岛黄海学院档案实体分类法》、《青岛黄海学院档案工作规范及保管期限表》执行。财会类档案按照中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》执行。

第十五条 归档要求

（一）以上除学生类档案，凡第一条至第十四条规定范围以内的文件材料，实行由文件材料形成部门和科研课题组立卷、主管业务部门统一归档的制度。学生类个人档案材料，由各单位、各部门根据实际情况，自行整理、保管；

（二）学校各单位、各部门均为立卷单位，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号，填写、制作卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明保管期限；

（三）归档的文件材料应格式统一，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范和标准的要求。禁用字迹不牢固的书写工具；

（四）文件材料由兼职档案人员整理、立卷，将立卷归档的案卷，经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向学校综合档案室移交归档；

（五）凡由几个部门合作完成的项目，由主办部门立卷保存一套完整的档案副本，协作单位保存与自己承担任务有关的档案副本；档案正本移交学校综合档案室；

（六）凡原始资料、各种重要手稿、文件正本一般归档一份，重要的利用频繁的材料可另外复制副本，随正本（或手稿）一同归档，供日常借阅，以便保护原件。

第十六条 归档时间和手续

（一）党政部门在次年五月底前归档；

（二）教学部门和教辅部门应在一个学年结束后，当年十一月底前归档；

（三）科研和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；基建项目除一些特殊的材料按国家规定时间归档外，均在竣工验收完毕三个月内归档；设备档案要在设备验收完毕投入使用后两个月内归档；声像档案在完成制作后三个月内归档；实物档案在收集后三个月内归档；

（四）接收档案必须履行手续，填写移交目录，一式两份，写明文件标题，卷内文件页数，文件数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

第四章 档案的管理

第十七条 综合档案室接收档案时，要依据移交目录仔细核对。按照《青岛黄海学院档案实体分类法》，进行统一分类、登记、编目、排列。

第十八条 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是绝密档案单独登记、保管；对一定时期内不宜公开交流的科技档案材料，亦按绝密档案管理。

第十九条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审核签署意见，同意后，方可补充、修改，同时向综合档案室归档。

第二十条 定期检查档案情况，年度结束前全面清点，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并作好记录。

第二十一条 部门撤销、合并或专（兼）职档案人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁。

第二十二条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制档案工作基本情况统计表。

第二十三条 做好档案管理的各项基础工作和档案管理的信息化建设工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第二十四条 档案库房要符合档案保管的要求，做好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施。

第二十五条 学校应设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与校园数字化建设同步进行 。

第五章  档案的利用

第二十六条 综合档案室工作人员要熟悉馆藏，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。

第二十七条 学校馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。

第二十八条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖青岛黄海学院综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。

第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经综合档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者当事人同意，必要时报请校长审查批准。

提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经综合档案室负责人批准。

第三十条 综合档案室应当设立专门的阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续，遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为查阅利用者服务。

第三十一条 根据学校和社会发展需要，积极开展档案的编研工作；采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第六章 考核、奖励和处罚

第三十二条 学校建立档案工作检查、考核制度，按档案工作目标管理责任制和检查评比条例考核。

第三十三条 对在档案工作中做出贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条 根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十五条 本办法由学校综合档案室负责解释。

第三十六条 本办法自发布之日起执行。院字〔2012〕29号《青岛黄海学院档案管理办法》同时废止。

青岛黄海学院

2016年12月12日