运用现代信息技术实现固定资产动态化、精细化管理



孙永亮



（东营职业学院，山东 东营 257091）



运用现代信息技术加强固定资产管理工作，是东营职业学院根据高等教育发展的形势、任务和要求，审时度势做出的科学的决策。东营职业学院本着高起点建设、高标准要求、高质量管理的原则和固定资产管理工作现代化、制度化、规范化的目标要求，结合东营职业学院实际，在全省职业院校中率先应用“高校固定资产管理系统”。这项工作的开展，对于维护学校财产安全，优化资源配置，提高资产利用率和综合使用效益，合理安排预算，促进全校整体管理水平的提高，保障学校运行和各项事业的可持续发展，都具有十分重要的意义。通过加强领导、健全制度、完善机制、落实责任等一系列工作，保障了以“固定资产管理系统”建设为主要内容的固定资产管理工作的有效开展，取得了明显的成效，实现了固定资产管理工作现代化、精细化管理，达到了家底清楚、产权明晰、合理配置、物尽其用的管理目标要求。



一、学校开展固定资产管理工作的基本情况



为了全面搞好东营职业学院的固定资产管理工作，从2003年6月开始，学院按照《山东省高等学校固定资产管理办法》和“高等学校固定资产管理系统”应用工作的要求，在校党委、校行政的领导下，全校上下协同一致，紧密配合，从组织机构和管理队伍、规章制度建设、基础业务工作、账实管理、信息技术应用等五个方面着手，分解任务、责任到人，经过了设备配置、系统安装与数据初始、相关规章制度制定、全校宣传发动、资产管理员培训、固定资产清理清查、总结表彰几个阶段，建立了较为完善、规范的固定资产应用信息系统。全校共设立系统终端1个，系统管理员终端1个，归口部门管理员终端4个，其中，财务审核终端51个，落实单位固定资产专兼职管理员30多人。



（一）加强组织领导，从完善固定资产管理体制人手，积极构建协调有序的管理运行机制



为了搞好东营职业学院固定资产管理工作，学院按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的原则，及时下发《关于成立东营职业学院固定资产管理领导小组通知》文件，进一步加强和完善了固定资产管理领导体制和管理体制。一是成立了以院长为组长，分管副院长为副组长，总务处、教务处、现代技术中心等职能部门主要负责人为成员的固定资产管理工作领导小组。领导小组多次召开专门会议研究部署协调工作，对“固定资产管理系统”的应用起到切实有效的组织领导和决策作用，确保了“固定资产管理系统”的顺利进行。在“固定资产管理系统”应用工作期间，省财政厅、教育厅领导和省“高校固定资产管理系统”专家组的专家多次来学院检查指导工作，对东营职业学院的工作开展起到了积极地推动和激励作用。二是建立了以资产管理科为主要职能管理机构，归口部门、资产使用部门分工管理，职责明确，权责结合的管理体制。三是建立健全一支素质较高的资产管理员队伍，形成了财务审核管理员、归口部门资产审核管理员、使用单位资产管理员三级管理员队伍。四是召开全校各单位各部门主要负责人参加的动员大会，进行广泛而有效的宣传发动工作，使固定资产管理工作在全校得到了解、理解和支持，形成了广大教职工积极参与资产管理工作的局面。五是对固定资产管理员进行了以系统应用操作、规章制度、管理要求等为主要内容的培训工作，确保固定资产管理工作有一支业务精良的骨干队伍。



（二）加强规章制度的建设和创新，推动固定资产管理工作步入规范化、科学化轨道



为了使固定资产管理工作有一个良好的制度环境，规范固定资产管理行为，东营职业学院按照“科学合理、权威有效、规范严谨、易于操作”的原则，在建章立制上狠下功夫，学院先后制定颁发了《东营职业学院固定资产管理办法》、《东营职业学院仪器设备管理办法》、《东营职业学院项目采购管理办法》、《东营职业学院固定资产处置办法》等30多项规章制度和操作规程，形成了较为健全的制度体系。从学校固定资产管理办法的制定，到具体的资产购建立项、可行性论证、招投标、验收与技术测试、使用、保管、维护、养护、借用、出租、清查、处置、乏档；从资产岗位责任制到工作考核、监督、检查、责任追究、赔偿、奖励等配套制度的建立，覆盖了固定资产管理工作的方方面面和业务流程的各个细节，有力保障了固定资产管理活动的规范有序。



（三）加大投入，努力改善固定资产管理物质装备条件



学校投资320多万元购置了系统必需的硬件建设，主要包括专用服务器、终端工作用机、数码照相机、针式打印机、条形码打印机等设备，并开通专线，实现了“固定资产管理系统”的跨校区并网应用。



（四）建立了科学合理的基本应用数据库



按照固定资产管理规范要求，系统、规范地建立了以下信息系统数据库：(l)资产存放地点数据库（到房间号）。全校所有房屋建筑物按房间进行了全面普查丈量，以此为依据建立了存放地点基本数据资料库，地点落实到房间号。系统存放地点由系统管理员统一控制管理，各单位只能使用，不可变动。如确需变动的，须提交系统管理员核实后由系统管理员加以变动；(2)资产使用单位数据库。资产使用单位数据库依据固定资产管理办法的规定，校内各单位不论在哪一个校区，凡单位资产归学校所有，单位性质为非法人资产的，一律纳入学校固定资产管理范围进行管理。(3)单位资产使用人员数据库。资产使用人员数据库以学校工资名录为准建设，单位的所有固定资产全部逐件落实到资产使用人。



（五）强化固定资产管理部门的资产管理权限



东营职业学院强化了固定资产管理部门的资产管理权限，资产使用人员因工作调动、离休退休、离职学习、出国等原因离职离岗，必须将所使用管理的资产完整交回原单位。凡资产未交清者，所在单位、有关主管部门一律不得办理离校手续。学校组织人事处设立系统终端，办理人员调动、离职时可实时查询该人员使用的资产是否交清。



二、东营职业学院固定资 管理工作取得的成效



（一）家底清楚，为资产科学调配提供了依据



在资产管理系统内，各项资产使用单位、使用人、存放地点一目了然，为领导对资产购置决策提出合理建议，当好参谋。对闲置的资产进行合理调配，避免重复购置，同时能为学院对外各种报表迅速提供准确的数据。在原师范、原中专部合并搬迁过程中，对许多资产重新进行了合理调配，避免了资产的浪费和流失。依据资产管理系统，每年定期或不定期地进行全面或局部的固定资产检查工作，查明账实情况，有效保证了财务部门的总分类账、归口管理机构的分类明细账和分户明细账、使用单位的明细账、固定资产卡片等账账、账卡、账实相符，有效杜绝了资产流失现象。通过资产管理系统及时、准确地完成每年的行政事业单位资产报表编制和产权登记年检工作。因工作扎实、组织精心、高度重视，东营职业学院连续4年被东营市财政局评为资产管理及资产报表编制工作先进单位。



（二）科学高效的固定资产管理新模式基本形成



以科学的管理思想作先导，以现代信息技术为支持，东营职业学院基本实现了固定资产管理工作的实时、动态、精确控制、异地网上同步管理，彻底告别了过去那种工作繁重、手段落后、信息迟滞、缺乏沟通的传统作业方式，也彻底解决了传统管理模式带来的差错率高、对账困难、各自为政、信息闭塞、监控不力、管理效能低下等老大难问题，不仅有力地保障了校区搬迁、院系调整、实验室重组、教学评估等一系列重大活动的实施，适应了学校快速发展、深化改革和资产规模急剧膨胀的管理需求，而且还有效地提高了资产利用效率，实现了东营职业学院固定资产管理模式的根本性突破，管理水平也有了新的提高。



（三）对固定资产实行安全监控的目标基本实现



按照有关规章制度和工作要求，东营职业学院进一步严格管理程序，严密管理手续．将每一件资产的具体管理责任都逐层逐级落到了具体单位和人员。对固定资产实行了全息、多维、实时监督控制，对每一件资产基本做到了来源清、去向明，彻底改变了原来那种责任不清、情况不明、账实不符、管理混乱的状况，有效地杜绝了资产流失。



（四）固定资产管理的各项基础业务环节得到全面规范



东营职业学院针对固定资产管理的特点，设计制定了《东营职业学院项目采购运行程序》，对固定资产的购建活动实行计划管理、预算管理和申报、论证、审批制度，避免了资产购置中的随意性、盲目性和重复性；全面推行项目负责人制度，提高了资金使用效果；按规定实行政府采购或由学校严格按规定程序自行组织招标采购，提高了购建质量，节约了投资，防止了腐败现象发生；加强经济合同管理，严把验收关，防止以次充好、以假充真，维护了学校的合法利益，降低了学校资金运营风险。另外，学院还加强了资产的使用、保管、养护工作，对资产的变动、处置、出租出借严格了审批程序和审批手续。更加重视固定资产档案管理工作，对资产管理过程中形成的有保存价值的文件资料及时收集归档。



（五）广大教职工爱校护校的主人翁意识和参与意识、理财意识、效益意识进一步增强



充分利用校园网、院报、宣传栏等新闻媒介，不断加大对固定资产管理工作自；宣传力度，通过层层落实资产管理责任和实施透明的资产管理模式，大大激发了广大教职工参与学院民主管理的热情，使广大教职工进一步认识到固定资产管理工作事关学院的生存与发展，事关个人的切身利益；切实认识到学院发展我在其中，管好身边的每一件资产是每个教职工义不容辞的责任，形成了全员参与固定资产管理工作的良好氛围。各级领导和部门关于高校固定资产管理的理念也发生了彻底的改变，已由过去的以固定资产管住不流失为目的，转变为既要把固定资产管得住，更要把固定资产管好用活为目标，把充分发挥固定资产在学校教学、科研和行政运行中的使用效益作为固定资产管理工作的出发点和落脚点，效益为先的管理理念日益深入人心。



三、工作中的几点经验



通过固定资产管理工作，我们认为，要做好固定资产管理工作，实现固定资产管理的目标，以下几个方面十分重要：



（一）各级领导高度重视是搞好固定资产管理工作的前提



东营职业学院自开始固定资产清查管理工作以来，市国资办的负责同志十分支持学院的固定资产管理工作，多次听取有关情况的汇报，从法规、政策等方面给予了大力的支持。校党委、校行政主要领导非常关心和支持固定资产管理工作，多次召开调度会和协调会，解决在管理过程中出现的难题和问题，并下发了许多具有实质管理意义的红头文件，不流于形式，不走过场，并将每年固定资产检查情况纳入各单位的年终考核中。



（二）充分发挥职能部门的联动和归口管理部门的能动作用是搞好固定资产管理工作的基础



固定资产存在着使用价值多样性、存在形态多样性的特点，固定资产管理工作涉寄方方面面，学校的每个单位、每位工作人员开展工作都离不开固定资产。因此，固定资产管理是一项全局性的工作，要实施和加强固定资产的管理，必须发挥各职能部门的联动和归口部门的能动作用，齐抓共管，才能够取得好的效果。



（三）制度落实是搞好固定资产管理工作的关键



如何保障制度、规程的有效履行和资产信息的准确完整是比较突出的问题。一旦有章不循、有规不依，有的环节控制不好或者控制不到位，就会重新出现资产前清后乱、系统数据信息不准确的现象，固定资产管理工作取得的成果就要付诸东流。 比如，东营职业学院刚开始的实际情况是新购资产手续得到了比较严格的执行，但是在资产内部调拨、处置、报废方面还存在很大的随意性，不履行审批手续随意调配、处置资产的现象比较普遍，并且事后也不到固资部门办理相关手续。针对这个问题，我们通过进一步强化资产管理员力量，组织资产管理员进行经常性的资产清查，进一步严肃资产调配、处置、报废等方面的审批权限和程序，实行责任追究制，一旦发现不按规定随意处置资产的现象就要追究资产责任人和所在单位负责人的责任，最大限度地避免了资产管理的前清后乱。



（四）优化资产管理队伍结构，明确管理员权责是搞好固定资产管理工作的保障



固定资产管理队伍是管好用活固定资产的管理主体，这支队伍如果建设不好，先进的管理模式和手段只会是纸上谈兵。学院要求各单位选派工作认真、责任心强的人员担任本单位的固定资产管理员，并且每年对各级资产管理员进行业务培训，着重从实践上让资产管理员们熟悉系统的功能、操作程序，了解固定资产管理工作的各项规章制度。学校下发了《东营职业学院固定资产管理工作考核办法》，明确规定对先进管理单位进行表彰，为学院资产管理工作建立了一种长期有效的评价和激励机制，大大调动了各部门和广大资产管理员工作的积极性和主动性。虽然东营职业学院固定资产管理工作取得了一些成绩，但是在资产管理员素质方面、传统模式和现代手段的融合方面等等还存在需要研究和解决的问题。我们将立足新起点，进一步提高思想认识，与时俱进，在实践中创新，在实践中发展，努力开创运用现代信息技术进一步建设固定资产管理工作的新局面，为骨干校建设保驾护航。



来源：本文摘自庞敦之主编经济科学出版社出版的《思考 创新 发展》