青岛黄海学院基本建设类档案工作规范
为了提高我校基本建设类档案（以下简称基建档案）的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》结合我校实际，制订本规范。
一、档案工作的基本原则
（一）凡是学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物（包括相应必要的电子文件）等均属基建类档案。基建处及各承包单位均为基建档案归档文件整理单位。
（二）基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整，准确、系统、安全，便于开发和利用。
（三）基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
（四）学校基建处及其各承包单位，要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员，协同学校综合档案室认真做好基建档案的积累、立卷和移交工作。
二、基建档案归档原则
各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
(一)归档原则：归档的基建类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，与实物完全一致。
（二）归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围见《青岛黄海学院基建类档案归档范围和保管期限表》。
（三）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
（四）不归档文件材料的范围
1.上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；
2.正式施工前的草图，未定型图纸；
3.重份文件和重份图纸；
4.无查考价值的临时性、事务性文件；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
三、基建材料的部门立卷与归档流程
（一）形成积累
1.基建档案由基建文件材料形成部门立卷。
2.基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成、积累基建文件材料的任务。
3.各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《青岛黄海学院基建类档案归档范围及保管期限表》，编制案卷类目。
4.各归档文件整理单位的专职文书或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。
5.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责积累、整理（组卷，下同）分包范围内的基建文件材料，总承包单位负责检查、汇总、进一步整理，竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。
6.基建项目由几个单位分别承包的，由各承包单位负责积累、整理所承包工程的基建文件材料，并向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。
7.基建处档案管理人员及工程技术人员应随时了解基建项目的工程进度、做好基建文件材料的形成、积累工作。
8.基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。
9.基建处要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
10.使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
11.学校综合档案室应是工程验收小组成员，会同学校基建处负责基建文件材料工作的验收工作。
12.基建项目验收前，综合档案室负责对准备归档的基建文件材料进行验收，出具证明，否则不能组织工程验收工作.
13.归档的底图须按国家制图标准绘制完成。
14.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸符合标准。
15.工程承包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
16.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。
17.学校基建处要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
18.基建处应严格执行交接文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成质量关。
19.归档的基建文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。
（二）整理组卷
1.基建项目结束（含最终完成）后，基建部门专（兼）职档案人员应对该项目形成的应归档的基建文件材料进行整理组卷工作。
2.根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，可按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
3.文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
4.拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。
5.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图采用手风琴拆叠成四号图纸的规格，底图采用卷放或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，但归档的蓝图一定要装订，透明底图用缝纫机打图边。
6.凡装订的文件材料应按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页码，页码的位置在非装订线一侧的正面右下角，背面左下角，用铅笔编写。
7. 填写卷内目录。
（1）顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号。
（2）文号：文件制发机关的发文字号。
（3）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或者标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题、外加“[ ]”号。
（4）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字，在表示“年”、“月”、“日”、数的右下角加“.”号。
（5）页号：卷内文件起止之页的编号。
8、填写备考表。
（1）本卷情况说明：填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间。
（2）立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。
（3）检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
9.对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷盒内。
10.拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外不得用“XXX来往文书”；除非诉讼材料外，不得用“XXX案件”。
11.工程技术人员填写基建档案归档说明（简介），交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。
（三）归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2.移交档案材料同时移交相应的电子文件。电子文件推荐采用光盘、硬磁盘等适合文件长期保存的载体。不允许用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。
3.接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。
4.归档时间：基建项目在验收后两个月内归档。
附件1：《青岛黄海学院基本建设类档案归档范围及保管期限表》
青岛黄海学院档案室
2016年11月9日
附件1： 青岛黄海学院基本建设类档案归档范围及保管期限表
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类目号名称
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归 档 范 围
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保管期限
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序号
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内 容
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JJ11
综
合
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1
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上级有关针对本校的基建工作的文件
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永久
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2
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基建工作规章制度
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永久
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3
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基建工作计划、总结
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永久
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4
|
基建工作总体规划图、总平面图、总水电气管网分布图及说明
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永久
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5
|
有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图
|
永久
|
|
6
|
基建工程统计报表及财务预、决算表
|
长期
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7
|
基建工作年度统计报表
|
永久
|
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8
|
地质勘探、地形测量材料
|
永久
|
|
9
|
其它有保存价值的文件材料，实物、声像和电子文件材料
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永久或长期
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JJ1２
基
建
项
目
|
可
行
性
研
究
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1
|
项目建议书及上级批复
|
永久
|
|
2
|
可行性研究报告
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永久
|
|
3
|
项目评估
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永久
|
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4
|
环境预测、调查报告
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永久
|
|
5
|
设计任务书及计划任务书
|
永久
|
|
设
计
基
础
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1
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工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告地质图、勘查记录、化验实验报告、重要土岩样及说明
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永久
|
|
2
|
地形、地貌、控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
|
永久
|
|
3
|
水文、气象、地震等其他设计基础材料
|
永久
|
|
设
计
文
件
|
1
|
初步设计
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永久
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|
2
|
技术设计
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永久
|
|
3
|
施工图设计
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永久
|
|
4
|
技术秘密材料、专利文件
|
永久
|
|
5
|
关键技术实验
|
永久
|
|
6
|
总体规划设计
|
永久
|
|
7
|
设计评价、鉴定及审批
|
永久
|
|
JJ1２
基
建
项
目
|
工
程
管
理
文
件
|
1
|
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
|
永久
|
|
2
|
施工资质
|
永久
|
|
3
|
环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书
|
永久
|
|
施
工
施
工
|
１
|
1、土地施工文件
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（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要
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短期
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|
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
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长期
|
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（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定
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长期
|
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（4）建筑材料实验报告
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长期
|
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（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批
|
永久
|
|
（6）土建施工定位测量地质勘察
|
永久
|
|
（7）土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图
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永久
|
|
（8）隐藏工程验收记录
|
永久
|
|
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
|
永久
|
|
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定
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长期
|
|
（11）交工验收记录证明
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长期
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（12）竣工报告、竣工验收报告
|
永久
|
|
２
|
2、设备及管线安装施工文件
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|
|
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
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短期
|
|
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
|
长期
|
|
（3）焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录
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长期
|
|
（4）隐弊工程验收记录
|
长期
|
|
（5）强度、密闭性实验报告
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长期
|
|
（6）设备调试记录
|
长期
|
|
JJ1２
基
建
项
目
|
（7）施工安装记录
|
长期
|
|
（8）系统调试、实验记录
|
长期
|
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（9）管线清洗、通水、消毒记录
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短期
|
|
（10）管线标高位置、坡度测量记录
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长期
|
|
（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定
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长期
|
|
（12）竣工报告、竣工验收报告
|
长期
|
|
３
|
3、电气、仪表安装施工文件
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|
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
|
短期
|
|
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
|
长期
|
|
（3）调试、整定记录
|
长期
|
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（4）性能测试和校核
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长期
|
|
（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告
|
长期
|
|
（6）操作、联动实验
|
短期
|
|
（7）电器装置交接记录
|
短期
|
|
（8）中间交工验收记录、工程质量评定
|
长期
|
|
（9）竣工报告、竣工验收报告
|
长期
|
|
竣
工
验
收
|
1
|
竣工验收报告
|
永久
|
|
2
|
全部竣工图纸
|
永久
|
|
3
|
质量评审材料
|
永久
|
|
4
|
工程现场声像材料
|
永久
|
|
5
|
竣工验收会议决议文件
|
永久
|
|
基
建
财
务
器
材
管
理
|
1
|
财务计划、年度计划
|
短期
|
|
2
|
工程概算、预算、决算
|
永久
|
|
3
|
主要材料消耗、器材管理
|
短期
|
|
4
|
交付使用的固定资产
|
永久
|
|
|
其它有保存价值的文件材料及实物、声像和电子文件材料
|
永久或长期
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