青岛黄海学院全宗卷规范

（本规范根据国家档案局DA/T12-2012全宗卷规范制订）

一、定义及全宗名称、全宗号

什么是全宗卷：全宗卷  fonds descriptive file

由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

全宗名称：青岛黄海学院

全宗号：“H01”

二、全宗卷编制原则

1.　档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

2、全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

3、全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

三、全宗卷的内容构成

1、全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、档案馆(室)大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及移交目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。

4、 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。

5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。

6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。

7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况（案卷目录、全引目录及专题目录等），档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。

8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。

四、全宗卷的整理

1、　文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。

2、　文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按本标准三“全宗卷构成”中3.1--3.8条进行分类。

3、　文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。

4、　文件材料编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。

（1）全宗号：H01

（2）类号填写三（1—8）条的序号。

（3）件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。

编号举例：

H01—１—2（1--n）（青岛黄海学院全宗，全宗介绍类，第２件）

5、　编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录，目录格式见六。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。

6、　文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。

五、全宗卷的管理

将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。

六　全宗卷目录格式

全宗卷文件目录表格形式，设置“类目名称”（即三（1--8）各类）、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。

本规范自发布之日起执行.