试谈民办高校固定资产管理存在的问题及解决方法
青岛黄海学院后勤处 王振刚
摘 要：近年来,随着我国高等教育体制改革的深化和国家对民办高校发展的鼓励和支持，民办高校的发展如雨后春笋般迅速。随着民办高校近年来的迅猛发展，其占用、使用的固定资产规模急剧增多，其构成日趋复杂，管理难度也越来越大。本文从管理中存在的问题方面进行剖析，旨在探求民办高校固定资产管理步入规范化。
关键词：民办高校 固定资产管理 问题 方法
民办高校固定资产管理是学校管理的重要组成部分，是开展教学、科研、行政办公、生产生活、后勤服务工作必不可少的的物质条件，是高校赖以发展的物质基础，也是衡量高校办学实力，办学规模，办学水平的重要硬件指标。固定资产管理对实现资源共享，发挥资产的最大使用效益，防止资产流失，确保资产的增值保值，达到物尽其用等方面起着决定性作用。长期以来，民办高校在固定资产管理体制、固定资产管理意识、固定资产的考核管理、利用现代信息技术加强资产管理等方面一直处于薄弱环节。因此，必须进一步加强民办高校固定资产管理，提高管理意识，完善管理制度，不断提升管理水平，实现民办高校固定资产管理规范化、信息化。
一、民办高校固定资产管理存在的问题
1、管理观念淡薄，管理思想陈旧。随着民办高校的发展与壮大，学校新增的固定资产种类、数量日益增多，其管理越来越复杂，这就要求必须拥有一支专业知识过硬，综合能力较强的管理团队。现在很多高校存在对资产管理认识不足，重视不够，重采购轻管理，重钱轻物，重账轻实的思想，资产管理部门被认为是一个单纯物资登记部门，资产管理员更换频繁，从事资产管理的人员聘用随意，资产管理人员无后续培训，一些部门领导及资产管理部门对资产管理常规知识和上级法律法规了解不全面等制约了固定资产规范化管理前进步伐。
2、管理体制不够完善，管理机构不健全。按照山东省高等学校固定资产管理工作考核标准，高校应建立统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的管理体制。目前，有的高校建立了固定资产管理领导小组或管理委员会，有的高校建立了物资管理领导小组，因对固定资产管理重视不足，认识不到位，工作职责不清，建立的资产管理体制往往流于形式，不能有效的发挥实质的作用。另外，部分高校还未建立专门的资产管理机构，而是将资产管理职能分散到财务处、教务处、后勤处或校办产业等部门，这种管理模式必然导致固定资产管理在学校中地位低，作用不明显，相互协调不畅等问题。再者，由于没有一个统一的领导固定资产管理部门，学校固定资产宏观管理工作难以开展，造成资产制度落实不到位，资产清查不彻底，重复采购、不能有效发挥资产的使用效益等现象。有的高校虽然建立了专门的资产管理机构，因对高校资产管理任务认识不到位，资产管理人员素质不高，导致仅仅停留在老式物资仓库收发存管理基础上；有的高校组建了资产管理部门，但同时又组建了实验室和设备管理部门，造成职责不清晰和多头管理等问题，导致工作交叉、各自为政、相互扯皮等现象，使资产管理事务难以得到有序开展。
3、规章制度不健全，制度落实不到位。没有规矩,不成方圆。目前，部分高校资产管理制度还很不完善,在固定资产的分类、购置、验收、领用、使用、变动到日常维护、处置等环节存在制度缺失。有的高校在资产配置方面没有配备标准和审批控制，大型资产购置不履行招投标程序；资产变动、资产丢失损坏赔偿、监督考核等制度不完善，落实不到位等现象；在资产的处置方面没有规范的处置审批程序和处置方式，有的资产已经报废却未做账务处理等。另外，有的高校未建立资产捐赠制度，捐赠的资产原始单据不全，未办理入账手续，导致账实不符，资产流失现象。
4、资产管理队伍建设不健全，整体素质不高。资产管理员是落实资产管理规定和开展资产管理业务的重要执行者，高素质的资产管理队伍是实施资产高效管理的前提和基础。然而，很多高校认为资产管理员没有技术含量，认为资产管理工作很轻松只是简单的资产登记工作而不设置专职二级单位资产管理员，只是设置兼职资产管理员，而且还是一人身兼数岗，无岗位补贴，无明确的岗位职责等现象。因此，兼职资产管理员不能将有效的时间投入到繁琐复杂的资产管理工作中，久而久之兼职资产管理员将形同虚设，流于形式。另外，有些高校固定资产管理采取的是分散管理模式或设备处管理模式，这两种管理模式均存在多头管理和职责不清晰，必然形成一个以设备管理部门为主的设备管理员队伍和一个以财务和后勤部门为主的资产管理员队伍，造成了全校资产管理员队伍不统一性，工作相互交叉，出现相互扯皮和管理盲区等现象。
5、机构调整频繁，人员流动性强，造成资产流失和损坏。民办高校发展起步晚，是在发展中逐步规范，在探索中前进，属摸着石头过河。为了寻求属于自己的发展道路不断创新，根据教学需要进行部门、院系的合并、撤销以及重组，随之而来的则是进行资源的重新整合，人员的变更和流动，往往出现不同院系之间乃至校区之间的资产大搬迁现象，在随着频繁的搬迁和人员变更中造成资产破坏和流失。另外，因教职工流动性比较强，应聘、解聘、辞职、调岗等频繁发生，相应的单位负责人、资产管理员、资产使用人也频繁变更，变更后未按规定办理资产交接手续，这就造成接管单位或部门因对资产的总体情况和单件资产的使用现状不了解，导致管理上严重脱节，造成资产的流失和账实不符现象。
6、管理手段落后，未建立起统一的资产管理信息化系统。民办高校固定资产的管理没有成熟的经验可循，一般都借鉴国办高校的方法和模式，而民办高校固定资产经费来源、购置方式、管理模式与国办高校又不同。目前有的高校还采用原始的手工记账，有的高校虽实现了计算机管理，因领导重视力度不够，管理人员计算机应用水平差，职能部门之间协作问题等等，没有发挥信息化管理的作用；还有的高校虽然实现了信息化管理，但没有一个统一的固定资产管理信息系统对学校资产进行管理，出现财务处一套固定资产记账系统，实验室和设备管理部门一套设备管理系统，后勤部门一套物资管理系统，几个系统之间独立运行，导致信息传递不准确，数据资源得不到共享，造成人力财力资源浪费。
二、加强民办高校固定资产管理的方法
1、切实转变观念，强化管理意识。民办高校固定资产管理水平与学校各级领导管理意识和重视程度密切相关，只有真正认识到固定资产管理的意义和重要性，学校的资产管理制度才能得到有效的建立和落实。一，学校领导必须彻底从心理上认识到资产管理是学校管理的重要组成部分，资产是由资金形成的,资产与资金是一个事物的两个方面,资产管理与资金管理同等重要，要摒弃传统的重钱轻物，重采购轻管理，重账轻实的思想，把资产管理与资金管理放到同等重要的位置来认识,把资产管理与预算管理、财务管理结合起来,形成有机管理整体,使三者之间相互促进、相互制约,提高综合管理水平。二，学校重视资产管理不能停留在口头上，要将资产管理列入重要议事日程，要组建专门资产管理机构，要选聘素质高、责任心强的管理人员。三，应建立检查考核制度和严格的奖惩制度，对管理效果好和管理混乱造成损失的人员分别给予奖励和处罚。四，各职能部门要密切配合，全校师生员工共同参与，加大固定资产管理重要性的宣传力度，加强上级教育和财政部门资产管理政策法规和学校资产管理制度的培训学习，努力在全校形成 “人人都管物，物物有人管”的管理格局。
2、明确固定资产管理目标、内容、任务。加强民办高校固定资产管理工作，首先要明确固定资产管理的目标和任务，并将目标和任务细化到全年固定资产管理事务中去，有的放矢的开展资产管理工作。根据上级教育部门文件精神，结合民办高校实际，民办高校固定资产管理目标应确认为：建立健全各单位各部门资产账册，防止资产流失，确保账账相符，账实相符和资产安全；管理的主要内容应确认为：固定资产的范围、分类、单价的确定；固定资产的购置、验收、领用、使用、变动、处置及日常维护、清查盘点、账务管理等环节；管理的任务应确认为：理顺资产管理体制，健全资产管理机构，明确资产管理职责，完善资产管理制度，规范资产管理程序，落实资产管理责任，合理配置资产，充分发挥资产使用效益保证资产安全和完整。
3、完善管理体制，健全管理机构。首先要建立“统一领导、分级管理、归口负责、责任到人、管用结合、合理调配、物尽其用”管理机制，实施校、院两级管理模式即学校和各院系共同对固定资产进行管理。学校应建立校级固定资产行政管理机构，如“学校资产管理委员会”对学校固定资产管理工作实施统一领导。其次，各民办高校根据自身实际组建一个专门的固定资产管理职能部门，负责固定资产的制度制定，对固定资产的购置、验收、领用、使用、变动、处置及日常维护、清查盘点、账务管理等各个环节统一管理；另外，要选拔一批责任心强，业务精练的管理人员负责固定资产日常管理工作，从节省人员，避免重复购置，提高管理效率，实现高校资产管理全覆盖等方面考虑实行集中管理模式即资产管理处模式比较适合民办高校固定资产管理实际。
4、建立切实可行的规章制度和规范的资产管理工具。规章制度是确保固定资产规范化管理的关键，各类账、表、单、卡等管理工具是落实制度的表现形式。民办高校应根据自身实际制定各项固定资产管理制度，落实管理责任，确保固定资产的安全和完整。一要完善固定资产管理办法、固定资产配置标准、固定资产报废规定、固定资产损坏丢失赔偿规定、固定资产交接规程、固定资产档案管理规定、固定资产清查盘点等基础管理制度；二要完善固定资产购置、验收、领用、使用、变动、处置、捐赠等基本业务流程；三要制定切实可行的固定资产管理考核办法、检查考核标准以及资产管理违规处罚条例；四要设计与制度流程相配套的各类账、表、单、卡等管理工具确保制度实施顺畅有序，比如采购单、验收单、入库单、变动单、处置单、捐赠单以及资产卡片、资产报废申请等。
5、完善资产管理队伍，提高资产管理人员水平。首先要在岗位设置上要增设专兼职资产管理员岗，制定专兼职资产管理员选聘办法、任职资格和兼职资产管理员岗位补贴标准，以确保资产管理员在学校的合法地位。其次，要明确学校资产管理主管部门、资产管理归口部门、资产使用单位资产管理职责以及各类资产管理人员工作职责，建立起各职能部门、二级院系、场馆、实验室资产管理员信息库，制定资产管理员考核办法和资产管理员工作变动交接制度，确保全校资产管理员队伍稳定和管理规范；第三加强培训学习，熟悉高校资产管理政策法律法规，掌握高校资产管理基本常识和管理规律，加强工作职责和资产管理考核制度学习；第四要定期对其考核，加强后续培训，使之始终保持一支高素质的资产管理队伍。只有不断提升资产管理人员业务水平，才能充分发挥他们在资产管理中的作用。
6、创新管理手段，运行现代信息技术加强资产管理。随着民办高校固定资产管理业务涉及到了购置到处置各个环节，单靠原始的手工记账或简单的计算机登记管理很难适应资产管理需求，运用现代信息技术实现固定资产统一管理已到迫在眉睫的地步。随着我国互联网事业的迅猛发展，各高校建立的校园网为固定资产系统化、网络化、信息化管理奠定了硬件基础。民办高校应根据自身实际，创新管理手段，彻底摆脱手工记账方式，整合现有的财务管理、设备管理、房屋管理、家具管理、低值品易耗品管理等独立管理软件，在现有的基础上开发更完善的资产管理软件，消除信息孤岛，建立统一的“资产管理信息系统平台”，系统平台应包含固定资产、低值品、材料易耗品、房屋管理、采购管理等子系统，实现资产从“入口”申请、审批、购置、验收、入库到资产维修维护、变动调剂、清查盘点、账务报表再到“出口”处置销账整个周期的全动态监管；实现资产入库单、变动单、资产条码、资产卡片等打印，在系统中可以按照资产分类、使用单位、名称、型号、地点、购置日期、资产现状等综合查询，并能生产资产总账、资产分类分户明细账以及财务分析图表等，要通过信息系统，记录每一项资产的详细信息,落实管理和使用责任人,达到细化管理、责任到人的目标。此外，为减少管理过程中的人为因素，在系统开发中要将各项管理制度、管理流程固化为电脑操作程序,严格划分财务部门、归口部门、使用部门管理权限。通过运用现代信息技术加强资产管理，将能彻底消除过去那种工作繁重、差错率高、对账困难、管理效率底等现象。
7、加强固定资产档案管理，确保档案管理逐步规范。固定资产档案是学校在发展和管理过程中形成的具有保存价值的制度、账册、原始单据、资产卡片以及在资产购置、验收、维修维护、报废等环节形成的纸质资料、电子材料等。资产档案是民办高校发展的重要凭证，是资产监管部门工作的重要依据。加强固定资产档案管理，一要有专门的档案资料室，按照规范标准配备相关设施，做好防火、防盗、防水等工作，确保档案资料安全。二要根据高等院校档案管理办法，结合本校实际，制定切实可行的资产档案管理办法，严格按照制度及时做好资产档案的收集，整理、分类、编目、统计和保管工作。三要开拓创新，努力实现资产档案电子化管理。
总之，民办高校固定资产管理工作，因没有比较成熟的经验可循，达到固定资产管理规范化、信息化目标还要走很长一段路，但只要学校领导重视，各部门密切配合，各级资产管理人员尽职尽责，不断加强学习与创新，不断引进先进信息技术规范学校固定资产管理，民办高校定能找到适应自己的一条固定资产规范化管理之路，为推动我国高等教育事业的改革与发展发挥应有的作用。
参考文献：
【1】《高等学校资产管理研究》李辉生著，中国科学技术大学出版社，2007.4。
【2】《高校固定资产管理问题研究》史爱翠/等著，经济科学出版社，2010.11。
【3】【高校固定资产管理存在的问题及对策】韦英妹、农海燕《经济师》2009 年第9 期。
【4】《民办高校固定资产管理存在的问题及对策分析》罗祥伟张晗 文章编号：1006-7833(2010) 12-129-01。