为统筹推进2025级新生报到工作，明确学生会各部门职责分工，确保迎新流程顺畅、服务高效，语言文化学院学生会组织各部门召开了迎新专项例会。 会议围绕迎新核心流程、服务规范与部门协作要求展开，为各部门协同发力、保障新生顺利入学筑牢基础。

首先，会议梳理了迎新全流程，要求各部门志愿者熟练掌握关键环节要点，对新生及家长的咨询做到精准回应。 核心内容涵盖：

面对新生“住西区、南区还是青年公寓”的疑问，各部门需协助确认信息，必要时联动宿管部门核实，避免新生跑错区域。

若新生无预报到二维码，需分情况指引——未缴费新生前往南区知诚楼1楼招办处或西区9号楼宿管处办理，未完成流程新生需按步骤补全，各部门需做到指引口径一致。

明确南区报到点为八德路、西区报到点为篮球场，各部门需协助引导新生从报到点前往宿舍。 其中，语言文化学院女生主要入住1号楼、男生大部分入住4号楼。 需将新生送至宿舍床铺，确保安顿到位。

针对“未预报到先放行李、晚上与家长外出住”的需求，需明确回复“不允许”，并告知需按流程向导员请假； 若新生咨询“能否带卷发棒等违禁物品”，需坚定告知“不可以”，同步宣传宿舍安全规定。

会议强调，学生会各部门志愿者是学院服务新生的“主力军”，需以统一标准展现良好风貌，具体要求包括：

所有部门的核心工作是“流程引导”，而非全程搬运行李。 新生行李较少时可协助搬运轻便物品，行李较多时优先协调放置位置、联系其他志愿者支援，避免因体力消耗影响服务效率。

全程面带微笑，以热情、耐心的态度回应咨询，主动上前询问新生需求，通过言行传递学院温暖，帮助新生快速消除陌生感。

遇到住宿信息存疑、流程衔接不畅等无法独立解决的问题，需第一时间联系导员； 若遇到超出认知范围的问题，需统一回复：“我这边不是很清楚，建议联系导员获取准确信息”，杜绝随意答复。

语言文化学院学生会全体志愿者，无论所属哪个部门，均禁止参与任何形式的电话卡推销工作。 需专注于服务与引导，维护学院迎新工作的纯粹性。

各部门需做好衔接配合，如宣传部负责信息公示、生活部协助宿舍引导、纪检部维护现场秩序，遇突发情况及时沟通，避免出现服务空白。

会议最后，学生会各部门负责人表态，将严格落实会议要求，组织部门志愿者开展岗前再培训，确保每位成员熟练掌握流程与规范。 同时，各部门将建立实时沟通机制，及时共享迎新动态，协同解决问题，以“分工不分家”的协作精神，为2025级新生打造顺畅、暖心的报到体验。

此次迎新工作例会的召开，进一步明确了学生会各部门的责任清单与服务标准。 后续，语言文化学院学生会将以高效的协作、专业的服务，为新生顺利入学保驾护航，助力新生快速融入学院大家庭，开启大学生活新篇章。